Cómo organizar el trabajo cuando todo es urgente

 

Hoy es 30 de octubre. Llevamos en DEPORTAE dos semanas totalmente locas y desbordadas de trabajo. El equipo está dándolo todo al 100%. Mañana es Halloween y todos los Ayuntamientos, Centros Comerciales, Hoteles y grandes superficies con los que trabajamos, realizan actividades especiales. Esto se traduce en un pico de trabajo con cerca de 60 personas más, coordinación, compra de materiales, viajes, gestión, etc. Vamos, una auténtica locura.

Por eso hoy he decido escribir este post para contarte cómo organizar el trabajo cuando todo es urgente.

 

CÓMO ORGANIZAR EL TRABAJO

Los proyectos, especialmente los proyectos grandes, necesitan tener las prioridades claras. Es más fácil decirlo que hacerlo.

Uno de los mayores desafíos de los CEO, gerentes o líderes de proyectos es identificar y priorizar el trabajo importante. Depende de ti que tu equipo esté enfocado en las tareas importantes, las que generan ingresos o aportan verdadero valor a tu proyecto. Debo reconocerte que yo durante mucho tiempo he estado bastante equivocado en todo esto.

Nosotros en DEPORTAE vamos siempre contra reloj, ya que gestionamos muchos servicios diferentes para nuestros clientes. Todos estos servicios requieren de muchos pasos como:

creación – gestión – preparación – desarrollo – ejecución - supervisión – administración.

Cualquier fallo en un eslabón de la cadena lleva el servicio al fracaso. De ahí que sea tan importante la organización del trabajo.

Mis 5 claves para organizar el trabajo

  1. Lista de tareas

Soy un obsesivo con las listas, tengo listas para todo. Incluso listas de cosas que no hacer. Las listas me ayudan a organizar el trabajo y a organizar mi cabeza. Apunta en tu lista todas las cosas y pasos que tengas que hacer, verás que disminuye la presión al saber que lo tienes todo por escrito.

Las cosas en la cabeza son peores que en la realidad Clic para tuitear

 

  1. Diferenciar urgente de importante

El siguiente paso es ver si tengo o tienes alguna tarea que requiera atención inmediata. Hablamos de un trabajo que, si no se completa hoy o en las próximas horas, tendrá serias consecuencias. Cada día empiezo por esa tarea y luego voy bajando en mi lista por orden de importancia.

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  1. Evaluar el valor

En DEPORTAE tenemos muchos clientes y servicios diferentes. Dependen de la temporada y de la tipología del cliente. Por lo tanto, no todos tienen el mismo valor para nosotros. Esto no significa que no nos esforcemos al máximo con todos, solo que es clave diferenciar qué clientes son más interesantes y cuales menos. El valor del cliente en nuestro caso, no está determinado solo por la rentabilidad, valoramos otros puntos como: fidelidad, proyección, confianza, servicio a realizar..

 

  1. Ser flexible

En nuestro sector siempre hay cambios de última hora: Un cliente que te aumenta el servicio el día antes, otro que te cambia la ubicación, un centro comercial que no te deja acceder salvo en una determinada hora y no lo avisa.. Contamos siempre con muchas eventualidades, por lo que hay que mantener siempre una actitud flexible y orientada al cliente.

 

  1. Saber cuando terminar

Es muy posible que no puedas terminar todo lo que aparece en tu lista. De hecho, yo nunca suelo completar mis listas diarias (si, ya sé que está fatal, pero siempre voy a 1000%).

Así que lo que hago cuando no llego a todo, es preocuparme de que mínimo, mínimo el servicio esté a la altura de lo que espera el cliente, que siempre suele ser uno o dos puntos menos de lo que espero yo.

Luego tomo una respiración profunda y espero a que todo vaya bien.

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Bueno, espero que te haya ayudado ver cómo organizo yo el trabajo cuando todo es urgente. Si tienes alguna pregunta o quieres comentarme algo, ya sabes, deja un comentario aquí abajo.

AH!! y suscríbete al blog para no perderte nada. ¡Seguimos con Halloween!