Cómo ser más productivo con el correo electrónico

Cómo ser más productivo con el correo electrónico , es sin duda uno de los puntos recurrentes en todos los libros y post de productividad.

La productividad es uno de mis temas favoritos, cómo trabajando el mismo número de horas o incluso menos, hay personas que logran hacer mucho más y conseguir resultados superiores a la media.

Sin ir más lejos, yo llevo para adelante: mis empresas en las que trabajo como CEO, las empresas en las que soy inversor, conferencias, profesor en master y bootcamp, el blog, consultorías privadas de marketing, retos deportivos, y mis niños: a los que llevo casi todos los días al cole y los recojo. Ahí es nada.


Una de las preguntas que más me suele hacer todo el mundo es:

- Ricardo, ¿cómo llegas a todo?

Mi respuesta suele ser: pues haciendo mucho y muy rápido. Odio perder el tiempo.


Pero hacer mucho, no significa que sea productivo, quizás podría hacer más o conseguir mejores resultados en lo que hago. Es por ello que voy a empezar una serie de 12 experimentos sobre productividad. Uno cada semana, empezando hoy con: Cómo ser más productivo con el correo electrónico.

Di a elegir a todos mis amigos de instagram qué experimento preferían y con mucha rivalidad en la elección, salió esta por muy poco. Si quieres participar en la siguiente votación, sígueme.

 Cómo ser más productivo con el correo electrónico
El objetivo del experimento es probar diferentes consejos y estrategias que se suelen encontrar en blogs y libros sobre productividad, para ver cuáles funcionan y cuáles son un mito.

EXPERIMENTO 1: Cómo ser más productivo con el correo electronico

Me considero una persona bastante apegada al correo electrónico. Por lo que éste experimento me va a costar bastante. Cada vez que cojo el teléfono o el ordenador (12 horas al día aproximadamente entre una cosa y otra) lo primero que hago es chequear el email.

Tengo la sensación, que si dejo de hacerlo, ya que son muy pocos los emails urgentes, voy a poder dedicar todo ese tiempo y foco a otras acciones y actividades que hagan que mi productividad aumente drásticamente.

De hecho, en casi todos los libros de productividad que he leído, hablan sobre este mismo tema, cómo consultar el correo electrónico constantemente baja enormemente nuestra productividad.

El objetivo de este experimento es probarlo en primera persona durante 7 días.

EXPERIMENTO: Cómo ser más #productivo con el correo electrónico Clic para tuitear

Cómo ser más productivo con el correo electrónico - Experimentos de Productividad

¿Cómo lo voy a hacer?

  1. En primer lugar, voy a esconder en mi iPhone la app del email para no caer en la tentación de entrar automáticamente (lo sé, suena infantil, pero me conozco y soy capaz de entrar sin pensarlo). El no ver el número de emails pendientes de contestar, también me ayudará a no entrar a revisarlo.
  2. Por otro lado, en el ordenador, voy a cerrar el email una vez revisado y no lo volveré a abrir hasta la hora de la tarde fijada. Habitualmente tengo siempre el correo electrónico activado, por lo que siempre me están llegando notificaciones de emails nuevos.
  3. Las horas en las que voy a gestionar el email son las 9 y las 15 horas.
  4. El tiempo que estaré con el email abierto, lo determinará el número de correos electrónicos que deba contestar. Estimo que no será más de 60 minutos.
  5. Cuando tenga que enviar un email en horario que no debo abrirlo, solo lo haré si es algo realmente urgente y no puede esperar a las 15h o 9h. Indicaré en el experimento si ha sucedido alguna vez.
  6. En los resultados también indicaré el tiempo que me ha llevado contestar el correo cada día.

Todos estos experimentos nos ayudarán además de a ser más productivos, a saber perfectamente el tiempo que nos está quitando cada acción que realizamos.

Resultados del experimento: Cómo ser más productivo con el correo electrónico

Cuando empecé el experimento, hice una búsqueda en google de estudios sobre cómo influye la gestión del correo electrónico en la productividad personal y de las compañías. Di con este informe de McKinsey Global Institute, que descubrió que el profesional medio dedica un increíble 28% de su jornada laboral a administrar sus correos electrónicos. Cuando lo leí no me pareció muy raro, ya que yo mismo dedicaba una barbaridad de tiempo a gestionar mi email, pero una vez finalizado el experimento, con los datos que te indico aquí abajo, verás la barbaridad que es destinar un 28% de tu jornada al correo. Actualmente dedico en torno a un 12% de mi jornada laboral.

Algunos datos interesantes del estudio de McKinsey:

  • Actualizamos nuestro correo electrónico una media de 11 veces por hora.
  • El 84% de las personas mantiene el correo electrónico abierto en segundo plano mientras trabaja. (Yo era uno de ellos)
  • El 64% de las personas usa notificaciones por correo electrónico para alertarlos sobre nuevos mensajes.
  • El 70% de todos los correos electrónicos recibidos se abren dentro de los primeros 10 segundos de la recepción.
  • Después de abrir un mensaje, le toma, en promedio, 64 segundos reanudar la tarea en la que estaba trabajando antes de ser interrumpido.

Ya tienes las conclusiones de mi primer experimento de #productividad Clic para tuitear

Tiempo dedicado al email

  • LUNES: 15 minutos por la mañana y 12 minutos por la tarde: Total: 27 minutos
  • MARTES: 25 minutos por la mañana y 22 minutos por la tarde: Total: 47 minutos
  • MIÉRCOLES: 32 minutos por la mañana y por la tarde 25 minutos: Total: 57 minutos
  • JUEVES: 15 minutos por la mañana y 12 minutos por la tarde. Total: 27 minutos
  • VIERNES: 23 minutos mañana y 5 minutos por la tarde: Total: 28 minutos
  • SÁBADO: 4 minutos mañana y 4 minutos tarde: Total: 8 minutos
  • DOMINGO: 12 minutos por la mañana y 2 minutos por la tarde: Total: 14 minutos

He alucinado al ver que ningún día he superado la hora gestionando el correo electrónico.

Sensaciones que he tenido al realizar el experimento

  •  Los primero días te sientes raro al no revisar el correo electrónico todo el tiempo y te genera un poco de intranquilidad.
  • Es alucinante ver cómo tenía automatizado abrir la app del email cada vez que cogía el móvil u ordenador.
  • El que no me estén saltando emails en todo momento, ha hecho que no interrumpa mis actividades y logre empezar y terminar cada una de ellas en menor tiempo y más concentrado.
  • Una ventaja de fijar las horas para ver el email, es que durante el día puedes controlar tu horario: sin sorpresas, ni distracciones.
  • He notado que pasados los días ha bajado mi estrés por revisar el correo electrónico.
  • Siento una agradable sensación de libertad al no estar pendiente de revisar el email y lo que pueda surgir.
  • Noto que tengo más control sobre mi día al no estar expuesto a que suceda algo en los momentos en los que no estoy en disposición de trabajar.
  • En algunas ocasiones me he sentido limitado al no poder usar el correo. De estar acostumbrado a usarlo tanto, muchas actividades dependen de ello.
  • No he recibido ningún email que tuviese que ser resulto en el momento.
  • No he perdido ninguna oportunidad de negocio por dejar unas horas sin contestar el email.

Buenas prácticas para ser más productivo con el correo electrónico

  • Me he dado cuenta de que tengo la manía de abrir los emails y dejarlos abiertos para contestarlos luego. Lo he solucionado, copiando esos emails en un word. De esta manera puedo solucionar o preparar lo que me han solicitado sin tener el email abierto. Evitando que me entren más emails y distraerme de lo que estoy haciendo. Una vez he terminado de realizar toda la lista de cosas pendientes, procedo a enviar todos los emails a la vez. Esto ahorra una barbaridad de tiempo.
  • Cuando no contestas el email en muchas horas, te das cuenta de la cantidad de emails basura que recibes. Borrarlos todos de una vez, es mucho más rápido que ir haciéndolo siempre que entras a chequear el correo.
  • He tenido que abrir el correo para buscar algunos emails que tenían contenido que debía revisar, pero sin consumir mi productividad, ya que lo he abierto, buscado y cerrado. Es clave cerrar el email para poder centrarte en otras actividades, sin distracciones y mucho más eficientemente.
  • Antes me auto enviaba emails con tareas que tenía que hacer. Ahora uso mucho más Evernote y es sin duda mucho más eficiente y productivo.
  • Cuando no revisas el email a cada momento, las personas de tu equipo saben que no pueden esperar una respuesta inmediata. Esto hacer que ellos mismos sean más productivos, haciéndote productivo a ti también.
  • Es una tontería fijar horarios para ver el correo. Yo mismo no he cumplido el de 9 o 15 horas. Lo que si he respetado, ha sido el verlo exclusivamente dos veces al día. Pienso que dos veces es todo lo que necesito para ser más productivo con el correo electrónico.
  • Si un email veo que se alarga más de dos o tres contestaciones, procedo a llamar y concluir así la gestión.

 

Aviso

Lo que funciona para una persona puede no funcionar para otra: todos tenemos trabajos y vidas diferentes. Como con todos los consejos de productividad, prueba las cosas por ti mismo, coge lo que te sirva y deja el resto.


Hasta aquí el primer experimento. Estoy muy contento con el resultado. He aprendido y adquirido nuevas habilidades para ser más eficiente y producir más.

Hoy he comenzado otro nuevo: Apuntar cada noche en una lista que voy a hacer al día siguiente y no hacer nada que no esté apuntado.

¿Tienes alguna pregunta? Escríbeme y trato de echarte una mano en lo que pueda.